许多小企业使用QuickBooks作为他们的记账软件。然而，许多“自己动手”的簿记员并不像他们应该的那样了解QuickBooks。通常，当我们接收一个新客户时，负责记账系统的人要么是所有者，要么是另一个内部人员。有时这些人了解会计和公认会计准则，但不知道如何去做正确设置和使用QuickBooks。我想给你六个简单的提示来改进你的QuickBooks记账系统。
核对所有有报表的账户
我总是强调…的重要性协调QuickBooks账户致客户、员工和我们的博客读者。事实上我是这么认为的核对帐目是整个簿记过程中最重要的一步。我经常看到的一个常见错误是没有核对所有可以核对的账目。你可以对任何有期初余额和期末余额的账户进行调整。你每月或每季度收到一份有期初余额和期末余额的对账单，都应该核对。这包括银行账户、信用卡、贷款和信用额度。定期核对你所有的账目是朝着正确方向迈出的一大步。然而，仅仅因为你的账目是一致的并不保证你的账目和财务是100%准确的。很好地理解处理和编码某些事务的正确方法是至关重要的。
设置和使用问我的会计
您应该设置并使用问一下我的会计账户。任何你不确定如何正确处理的交易都应该记在这个账户上。使用问我的会计做了几个重要的事情，为您的簿记系统。首先，它允许您进行协调，这是簿记过程中最重要的一步。很多人因为不知道如何处理某笔交易而无法进行调解，所以他们干脆不做记录。处理任何有问题的交易，询问我的会计，协调并继续处理。使用“问我的会计”的另一个重要原因是，它可以将你的所有问题组织在QuickBooks的一个区域内。这使审查有问题的交易与您的会计师快速和容易。最后，通过标记问题，问我的会计师，你将确保一切得到适当的帐户。
清理并组织你的账户图表，使之变得有意义
许多小企业把他们的QuickBooks账户表复杂化了。我理解在你的账目表上添加细节，但是过多的细节会导致报告变得复杂和没有意义。我总是告诉企业保持他们的账户图表尽可能简单，同时仍然提供有意义的报告。QuickBooks的用户通常会建立多个可以轻松组合的账户。例如，天然气和燃料作为单独的帐户，以及电话和移动电话。识别那些在你的账户表上重复的账户在QuickBooks中合并帐户。这将有助于使你的QuickBooks账户图表更有条理，从而产生更有意义的财务报告。
为自己准备一份记忆深刻的财务报告
您应该开发一组对您作为业务所有者很重要的QuickBooks报告，并定期运行它们。也许你需要每周查看一组不同的报告，而不是每月或季度的报告。您将开始自定义QuickBooks报告，并发现一些非常有价值的信息;这些被称为QuickBooks顿悟时刻。你应该记住QuickBooks的报告你经常使用并给他们起对你有意义的名字。你也应该把它们整理到一个专门为你准备的文件夹里。使用记忆的报告，并定期查看它们，将使您能够使用您的簿记系统作为一个工具，以帮助运行您的业务。
清理应收帐款和应付帐款
我在QuickBooks中看到的最常见的错误是应付账款和应收账款的不正确余额。应收账款和应付账款很快就会失控，原因有几个。无效AR和AP最常见的原因是用户错误。没有适当地支付或接收资金。例如，如果您在QuickBooks中创建一个发票，那么您需要正确地将客户的付款应用于该发票。如果你将款项存入一个收入账户，而不是将其应用于已开的发票，你不仅夸大了收入，而且还在应收账款中留下了错误的余额。同样的事情也会发生在应付账款上。如果你输入了一张账单，而一张支票被剪掉了，而没有把它应用到开着的账单上，你就会夸大你的开支以及应付账款。你应该经常回顾你的应收账款和应付账款的账龄总结，并研究一下以前的余额。如果您定期检查它们，那么更容易捕获错误并保持AR和AP的整洁。
把你所有的账户都存入QuickBooks
我看到的另一个常见错误是QuickBooks用户没有在QuickBooks中设置他们的所有帐户。人们只是喜欢把信用卡、贷款或银行账户从账上划掉。许多人声称该账户不活跃或几乎没有活动。然而，最终你会发现这个账户确实有活动或者余额，但是它在QuickBooks中被忽略了。这是一个代价高昂的错误，因为你给你的会计提供了不准确的信息。找到不包括在簿记中的活动帐户的最简单方法是(是的，你猜对了)对帐。你经常会发现，一个随机的信用卡或贷款的付款，只是发现有问题的帐户不是建立在QuickBooks图表上的帐户。确定所有需要建立的业务帐户，并将它们记录在您的账簿上。
采取这六个简单的步骤将大大改善你的QuickBooks簿记系统。不仅你的书会更准确，而且你会安心地知道你正在正确地处理每件事。您将能够使用您的簿记系统作为一个工具，以帮助作出关键的业务决策。最后，你们要在年底及时上交你们注册会计师的准确账簿。你不会手忙脚乱地去完成你的税务工作，你也应该少花点准备税的费用。如果您需要帮助设置或维护QuickBooks，请通过下面的链接与我们联系。
