我们自己使用并推荐给客户的一种云解决方案是Hubdoc。这是一种安全的方式，可以将你的文件数字化，并将它们上传到不同的软件中，包括QuickBooks。这篇综述概述了Hubdoc对其竞争对手的优势和劣势。

当涉及到管理我们的系统理想情况下，文档应该是安全和有组织的。我们应该能够在需要的时候找到文件，轻松地找到我们想要的文件，而不是花太多时间整理我们的文件。

Hubdoc作为一款文档管理软件，它是当今流行的选择，尤其是当涉及到财务信息时。确实还有其他完全免费的应用程序，但它们只能提供Hubdoc提供的部分功能。

使用Hubdoc的四种方式

1.同步你的账户-这可能是Hubdoc最有帮助的功能。你可以连接他们的主要客户，如果有新的报表或账单到期，就会得到通知。你可以连接你的银行账户，也可以连接经常给你发送公用事业和电信账单的供应商。无需登录多个在线账户来查看账单和账单，只需使用Hubdoc凭证即可查看所有账单。

2.电子邮件文档-一经注册，您将获得一个独特的电子邮件地址，您可以发送收据、账单和任何其他文件从任何电子邮件地址。所有发送的附件将自动上传到您的Hubdoc账户。或者，你也可以将你的文档发送到file@hubdoc.com(但只能从你注册软件时使用的电子邮件地址发送)。

对于那些希望自己的员工能够直接将收据发送到Hubdoc而不需要访问Hubdoc帐户的人来说，这个选项最有用。

3.上传文档-如果文件方便的话，这是个不错的选择。您可以简单地拖放您的扫描文档到您的帐户单独，或批量上载他们。

4.用这款应用抓拍照片-你可以在iOS或Android设备上下载这款应用，它可以让你在任何地方抓取文件的照片，并自动与你的账户同步。

设置和定价

注册这个应用程序非常容易。你甚至可以测试它14天，以确定它是否真的是你需要的。您可以使用所有提供的功能，而不提供您的信用卡信息。

学习如何使用它是无需动脑的事。它有一个非常简单的布局，非常容易学习。您几乎可以立即将您的文档移到Hubdoc，并且您肯定很快就会知道如何使用它。因此，整理和处理纸质文档所花的时间可能比预期的要少。
14天试用期后，价格为每月20美元。

会计集成和备份存储

Hubdoc也是一个流行的会计软件附加组件。它与QuickBooks Online (QBO)和Xero无缝集成。在QBO中，交易是根据Hubdoc发送的信息自动输入的。因此，同时使用这两个软件包可以完全消除数据输入，同时让您更加确信您的书是有序的。

你也可以将Hubdoc连接到你常用的云存储账户，比如Box或Dropbox。或者，您可以设置邮件转发选项，以便每个上传到Hubdoc的新文档都将被转发到一个电子邮件地址。在使用该软件时，有备份存储仍然是一个好主意。记住，你是在处理你的财务记录——收据、账单、支票、银行对账单，也许还有重要的合同。一旦你删除了Hubdoc中的文档或账户，如果你没有下载并保存到硬盘上，它就会丢失。

改进的领域

使用Hubdoc，您可以将访问权限授予其他用户，比如您的簿记员和会计，甚至其他雇员。但是你允许任何人进入你的账户都可以进入。“完全访问权限”意味着他们还可以修改你已经拥有的账户，以及添加和删除账户。如果文档被删除了，没有其他可用的副本怎么办?或者更糟的是，你根本不知道自己做了什么改变;当你搜索一份文件却找不到时，你会意识到这一点吗?

如果有几个人访问某个数据库，可能会出现的一个问题是不知道更改了什么以及谁进行了更改。考虑到Hubdoc是专门为业务和会计目的而设计的，最好有一个主要用户可以访问的审计日志。有了这个，就更容易检查具体的收据或账单被删除了。至少，如果丢失的文档有备份，可以重新上传。

在用户访问方面，许多软件包提供了限制其他用户角色的能力。例如，一个普通的会计软件可以让账户管理员只给一个人分配应付账款的访问权限，而给另一个人分配只给工资的访问权限。

Hubdoc确实是一个非常容易使用的软件，但是上传随机文档也可能需要你检查这些文档，以确保它们被正确地分类。还有一个选项可以为更好的文档管理分配标记。因此，可以将这些任务分配给特定的人员，并限制其访问权限。

你对Hubdoc有什么看法?它能帮你处理掉办公室里的文件吗?你选择了另一种选择吗?请在评论区告诉我们。