有一些非常强大的方法可以定制您的QuickBooks损益表。我看到很多企业主都在经营一个标准的盈亏报告，争先恐后地看净收入。当他们看到一个正数时，他们会激动地自言自语（或者有时大声地说）：“我们赚钱了！”虽然你可能真的盈利了，但你确实错过了一些深入而有力的方法来分析你的盈亏。今天我要把你们速记簿上的货物给你们盈亏。

理解现金和权责发生制

首先，你需要了解现金和权责发生制会计的差异。我知道对很多人来说，做会计是一件很痛苦的事情，所以我会尽量简化这个问题。我认为我引用的那篇文章很好地解释了这一点。当使用收付实现制会计时，收入和费用是在你收到钱或支出钱时确认的。当使用权责发生制会计时，收入在销售时确认，费用在收到货物和服务时确认，而不是在支付时确认。

我们来看几个现实生活中的例子。你得到一个新客户，并通过电子邮件向他们发送日期为2014年7月25日的发票。他们在2014年2月8日给你寄了一笔钱，存入你的银行。在权责发生制下，这是7月份的收入，但在收付实现制下，这是8月份的收入。在费用方面，供应商发送给你一个日期为7月15日14日的发票，你输入该账单到你的会计系统日期为7月15日14日。你在8/5/14日通过开支票来支付这笔特殊的账单。按权责发生制核算，这是7月份的费用，但按收付实现制核算，这是8月份的费用。

那么这一切对你意味着什么呢?在QuickBooks损益表的左上方，你可以看到收付实现制或权责发生制。为了在它们之间切换，您可以单击customize report(左上角按钮)并将您的报表基础更改为现金或权责发生制。使用QuickBooks可以方便地以现金或权责发生制进行报告，但是您需要了解其中的区别。如果你不知道你的纳税申报单是以现金形式还是权责发生制形式提交的，那就去问你的注册会计师，确保你以正确的方式看待你的利润损失。

修改列

我经常看到企业主在当月出现盈亏。然后他们可能会将当前的月份与之前的月份进行比较。然后，他们可能会看一下年初至今的损益情况。他们耸耸肩，说好，然后继续生活。我不明白这有什么意义。我经常看的一份报告是今年迄今为止的损益报告。现在在你的“列”下拉选择月份。这样做的目的是将你的损益按月份列出来。现在试着按下折叠键来清理一下。随意点击崩溃和扩展几次; it's pretty fun. I personally like the collapsed version when I'm looking at the big picture but you may have a different preference. I love this report because I can see trends, big fluctuations between months, and I can still see the overall picture in the total column. Pretty neat huh? It gets way more powerful let's dive in.

添加Subcolumns

让我们将一些子列添加到损益表中，按月添加列。单击左上角的customize report按钮。在“显示”选项卡的底部，您应该看到“为…添加子列”。他说，有很多选择，可以试试。我们从收入的%开始。如果你是一个好的企业主，你应该以百分比来管理你的企业。你收入中最大的百分比是什么?有一些主要的波动吗?一切都如你所愿吗?

我有个客户除了这份报告什么都不看。他不在乎收入、净收入或广告费用。他关心百分比。大多数人关注的是美元的总量，而他关注的是百分比。你猜怎么着?他非常非常成功。我曾经和这个客户坐下来，看他分析这个报告。他看了看其中一个商品销售成本百分比，然后说:“这个百分比对我来说有点高，这说明我可能需要把价格提高一点。”We were looking at how much he spent on cheese in a particular month! Most owners would run back to the kitchen to yell at the chef "why are you spending so much damn money on cheese?"

尝试对子列进行一些其他的修改，因为我无法深入研究所有子列。检查% of row并运行一些前一时期和前一年的比较。您将发现一些对您的业务有意义的非常强大的报告。

预算与实际

我很惊讶，有那么多企业在没有预算的情况下运营。同样令人惊讶的是，许多企业制定了一份预算，然后就再也不看它了。我看到过一些努力去制定预算，然后把它藏在某个地方的文件柜里。如果你打算努力制定一个预算，你至少应该每隔一段时间看看它。对有些人来说，制定预算是件棘手的事情，因为提出预算数字似乎有些武断。我的建议是要现实，但也要有一点侵略性。你不想让你的预算很简单，或者你没有挑战你自己和你的员工。

你可以通过选择公司/计划&预算/从菜单栏设置预算在QuickBooks中很容易地创建预算。然后你会在右上角看到一个按钮，叫做“创建新预算”。你可以按月输入你的收入和支出预算。

在QuickBooks中输入你的预算可以让你做一个预算和实际的损益比较。简单地选择报告/预算&预测/预算vs实际。现在，您将能够看到与您的期望相比，您的业务表现如何。您将看到一个列显示您的实际表现、预算、超出预算的美元和预算的%。现在您有了业务的具体数据，可以向员工报告。你要寻找问题和机会。企业主经常让我看他们的利润和亏损，他们希望我告诉他们是否做得很好。问题是我对“好”的定义和他们的完全不同。我不知道他们想要在没有预算的情况下如何表现。

确保在每年年底制定预算，并在新财政年度开始之前将其录入QuickBooks。你应该经常做损益预算，而不是一年只做几次。我想说的是，我平均每个月看3-4次我的预算。

正如你所看到的，你可以看到一些强大的QuickBooks损益版本。不要成为标准损益的受害者，而不去深究它的意义。当你发现一个版本的报告是真正有意义的，一定要记住你的QuickBooks报告方便未来的访问。

图片来源©美元摄影俱乐部/谢尔盖·尼文