我们的日常理财是由向上无纸化外包簿记收据。我们吃饭，我们撤出，并存入资金，我们买的小型和大型项目，或者我们只是发送或接收的钱用于别的东西。

大多数信息是重要的，但有些只需直接进入垃圾。有些收入需要保持的时间较短的时间，但也有一些重要的，需要保持很长一段时间，并成为你的历史数据的一部分。

有事情做与企业的现金流的任何收据可能是很重要的。然而，把所有的纸质收据是不实际的。一定的时间后，他们变得不可读或得到放错了地方。

无纸化办公不断被提升几乎无处不在。我们经常被建议使用电子报表，订阅电子通讯，和一般走绿色。然而，我们仍然在接收和发送出来的纸无数件。纸是不是我们就可以完全消除相当，但我们确实有摆脱最垃圾的，并保持我们的收据桩更易于管理的能力。

无纸化办公

您可能已经开始在你的企业无纸化办公的进程。也许你的客户要求我们提供电子发票，而不是印刷一个，而你自己问你的供应商通过电子邮件向您发送他们的账单。如外包簿记，它是有道理的为我们的小企业和我们的客户。这对双方来说是更方便，它使工作更容易。

同时，你可以摆脱这些纸质收据的不断切换到无纸化办公。

排序您的收据。这可能是你有几个文件柜或鞋盒满收据，新旧。确保组织您堆在继续的无纸化这个过程之前，首先。从旧的分离当前收据。启动与当前收入的下一步，当他们到达录制新的。
扫描或拍摄收据的照片。要创建的每个收据需求的数字拷贝。根据您打算如何组织它，好的扫描仪可以做的工作或采取它的照片与您的手机可能就足够了。这也要看是什么存储系统或应用程序，您将使用这些收据。
选择存储系统。这是很容易的收据只保存那些最近转换后的数字拷贝到硬盘驱动器，但这样做意味着你的数字信息，现在是一样多在丢失或毁坏的文件副本的风险。您的硬盘驱动器可能会损坏，失去有价值的内容。选择一个基于云的存储系统，更适合这个目的。您选择来管理您的收据可以是你的存储系统中的应用。
不要积压。成功记录当前单据后，就可以开始准备在旧的。有多远你需要走回头路？
开发一个无纸化系统。现在，您已经获得您的积压，确保档案柜是空的，不会有新的收入重新填充。打破堆放收据的习惯;相反，决定你多久会数字记录新的收据。

什么是在它适合你？

当涉及到你的财务状况，会完全数字化有它的好处。不仅事实，你不再有那些溢出文件柜，但它也可以说你有一个更有效发票管理系统。总结一下：

有组织的。不必处理与纸质收据可以节省您的时间和精力。它可以非常方便的，只是打开你的存储系统，方便地搜索所需的收据。你可以一览无余更好看你的收据。你收到申请也可能给你报告的能力。
恢复。因为在制作的购物小票所用的材料，文本最终消失一段时间后自行消失。如果此收据需要显示国税局或您做出购买的商店吗？有一个明确的数字拷贝可以从具有不可读的纸质收据救你。也有可能是你需要从别的地方访问你的收入情况，并让他们存储在云将允许你这种便利。我们中的一些还保持我们的收据年会计用途而收据的电子副本可以让你避免担心你的纸质收据任何物理伤害。我们总是可以从我们的存储系统中去检索旧收据。
安全。我们很多人质疑我们在云中数据的安全性，但因为它是一个严重的问题，开发人员一直在努力使自己的系统更安全。此外，众多的应用程序可供选择，我们都可以自由决定哪一个信任。相较于纸质收据，数字拷贝仍然可以安全很多，你对自己的信息更多的控制。纸质文件可以很容易地错位，特别是因为收入通常是在较小的纸张尺寸比我们的基于纸张的一塌糊涂的其余部分。

有些应用程序可以有效地管理您的收据，确保他们安全地保存在云端。其他人都被集成到您的会计程序的额外能力。下面是一些应用程序管理收据，它可以让你处理您的收据，因为他们来后随即扔掉时，需要考虑：

Hubdoc- 你可以简单地把收到的照片与移动应用程序或直接上传已经扫描收据到软件。它具有自动组织收入，允许在需要时您可以轻松地搜索一个能力。它也可以集成到你的财务计划。
Shoeboxed- 它可以精确地扫描和组织收入，使它很容易在需要时查找特定的收据。它也有采取在旅途中收到的图像的选项。你也可以发送一个魔术信封与所有的发票，在它Shoeboxed，他们会照顾它。所有你需要做的是检查你的帐户，看看收据出现。它也可以完全集成到多种类型的会计软件。
银行收据- 只需把你的收据的照片或扫描，并在文件提交给软件。收到银行会自动提取关键信息，并准备将其导出到您的会计软件或作为一个简单的CSV文件。然后出口的项目将被移动到你的“归档”，并至少保存7年。您也可以从你的档案检索您的收据的实际数字拷贝。
智能收据- 您可以方便地扫描收据与您的手机，然后轻松地创建你的开支PDF或CSV报告。您可以发送该报告的副本到一个电子邮件地址。

无论采用哪种方法最适合您的小企业去无纸化是你。其中你会选择？为什么？