我是在一个客户的昨天，发现那里已经从上一次我在那里的QuickBooks的文件发生了一些可疑交易，听起来很熟悉？值得庆幸的是，这是容易的，因为我们在QuickBooks用于谁与文件交互的各种乡亲设置的用户名。在不到两分钟，我们想通了，这是谁，了解自己的所作所为员工，并确保我们不会再有问题。又何妨呢，只是一个简单的误解。
虽然这是一个简单的问题，但事实证明它可能更糟。如果您的员工正在取消注册会计师记录的小时数，取消小时数QuickBooks的对账，使得调整分录不是前期，或者更糟的是，如果有什么批准的注册会计师你簿记员是偷从您的企业与QuickBooks的钱吗？你有地方做来解决所涉及的神秘和牵累的人所需要的调查工作的程序？让我们回顾一下如何实现这些程序，以确保你已经锁定了你的QuickBooks文件。
1）创建一个用户名和密码- 至在QuickBooks中创建一个用户名只要去公司>设置用户和密码>设置用户…下面第2点将提供有关权限访问的信息。
笔记：任何人将访问您的QuickBooks文件应该有自己的用户名和密码。有没有借口了这一点。你的行政助理，会计，会计师，和企业主都应该有一个。的能力来跟踪每个用户名中的QuickBooks这样做将有利于所有。为记账专家，当我们看到我们想弄清楚是谁创造了错误的错误，通知用户，并确保它不会再次进行。
一个错误是时间的损失，对吗?如果你怀疑有偷窃行为呢?用户名将有助于您的调查和节省时间。
2）QuickBooks的权限访问- 这就是事情变得有趣，访问你想给每个用户名。保安去两种方式之一;你要么给人以无限的自由，信息和欺诈风险或限制到这样的程度，它阻碍了员工完成工作的能力。正确的配合是中间的某个位置，你需要决定在哪里你的舒适程度的谎言。
笔记:由于Pro & Premier权限访问有点缺乏，它不像我想的那样具有可定制性。好消息是，如果您不满意控制非常具体的权限的能力，QuickBooks企业提供非常全面的权限管理能力，尽管价格很高。
为QuickBooks的用户权限管理是复杂的，把你的时间，并给予用户名新员工之前测试访问。
在下面的两个指针上面的两个步骤上设置用户之后，QuickBooks审计日志和如何重置密码是我在用户名方面处理的两个最常见的函数。
1.）QuickBooks的审计跟踪- 这是最好的功能试图在没有人愿意承认错误，证明有罪时，我有我的工具包。要访问QuickBooks的审计线索转到报告>会计与税费>审计跟踪
审计追踪报告可能会非常巨大。要对你特别找什么交易，更好的磨练，我建议去左顶部，然后单击自定义报表。从这里你可以指定显示选项卡下的日期，并添加过滤器选项卡下的一些具体的日程，如金额和账户将下找到。
审计跟踪是QuickBooks中一个非常强大的报告，它允许您了解在QuickBooks中更改特定事务的最后一个用户是谁。
2）重设密码的QuickBooks- 要重置密码的用户名在QuickBooks去公司>设置用户和密码>更改密码...
3)。删除QuickBooks用户名- 要删除QuickBooks的用户名去公司>设置用户和密码>设置用户>删除用户
希望这有助于理解QuickBooks中的用户名是要考虑的一个非常重要的功能的一些情况。如果不使用用户名我不能够控制谁可以在QuickBooks和持有人对自己的行为负责访问某些功能。对我来说，这造成员工为您的QuickBooks文件中责任的气氛。请让我知道，如果您有任何问题或与QuickBooks中的用户名其他任何经验，我很乐意听到它！
照片来源©美元摄影俱乐部/danijelala
