在14年内，我拥有簿记服务，你可以想象我看到了很多不同的书籍;好的，坏的，令人难以置信的丑陋。说实话，更频繁的是书籍非常糟糕。这是在这里和那里的东西，只是化合物来构成整体糟糕的簿记系统。
一旦簿记系统变坏，它会失去对业务，团队和所有者的价值。对每个人来说，这成为一个不断的挫折感。所以通常每个人都放弃了这本书作为失败的原因。
在这篇文章中，我将介绍一个伟大的簿记系统必须具备的一些必要条件。
适当的簿记系统设置
通常不会在我挖掘一套书籍时，一般的结论是他们刚刚没有正确设置。大多数人都认为如何将他们的银行账户和信用卡联系起来，但随后他们不知道该从那里做什么。
一个好的簿记系统总是从一个正确的系统设计开始。就像其他事情一样，为了建立正确的系统，你必须了解你的目标是什么。如果您正在寻找某些信息或详细程度，则需要以适当的方式组织这些书，以传递这些信息。
大多数企业主对他们的簿记感到沮丧，因为它没有正确地设置来传递有价值的信息。
在设计正确的记账系统时，需要考虑很多关键方面，但归根结底还是软件的选择和流程。
帐户图表 -账户图表的设置实际上是设计合适簿记系统的更重要方面之一。你必须先了解你想要完成的事情。哪些信息对您很重要？然后，您需要量身定制帐户图表以提供该信息。
我总是告诉人们，让你的账目尽可能简单，同时对你作为一个企业主仍然有意义。
所说的比做得更容易。但是，我喜欢保持简单，因为您可以随时始终修改和添加到帐户图表，因为您的业务增长和进展。当您开始查看更有意义的报告时，您将开始思考自己，看看某种额外的公制或细节级别会很棒。
POS系统或CRM -任何簿记系统的关键部分之一是尽可能地自动化资金如何流入企业。这通常是通过销售点系统或CRM完成的。然而，并不是所有的POS系统都与QBO集成(即使它们声称如此)。有些系统与QBO集成，但没有任何有用的方式。
小费：＂您必须验证您的POS系统是否实际上与QBO与实际完成的会计师集成，并将担保其功能。不要相信POS销售人员．"
我向某些类型的企业推荐的另一种选择是通过QBO进行所有发票，只能通过QuickBooks支付服务接受电子付款。这将充分自动化您的销售和应收账款，因为所有付款都将自动同步返回Quickbooks标记发票和与您的银行存款匹配的发票。
最后，我强烈建议只接受数字支付，如银行ACH或信用卡。处理现金和支票需要时间和人力。任何你认为通过避免商户费用而节省下来的钱都会因为时间、空头支票和不付款而损失。
帐单支付系统-有很多不同的账单支付系统可以增强你的记账系统。像使用QBO收据和Bill.com这样的东西将使你的记账系统进一步自动化和数字化，为你节省大量的时间。
工资的集成,工资是另一个你可以对你的记账系统有很大影响的领域。如果你想征求我的意见，Gusto是最好的选择。凭借简单的定价和卓越的客户服务，我想你找不到比它更好的薪资供应商了。此外，他们有一个很好的接口与QBO，以自动化工资录入到QBO。
人们经常问我们为什么不推荐QBO工资单。诚实，它不如那么好，实际上在书中创造了更多问题。我是一个外包给具有良好QBO接口的信誉良好的第三方工资提供商的粉丝。
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自动化与监督
是的，您希望尽可能自动化您的书籍。然而，它可能会令人难以置信的危险，并在没有正确的监督的情况下快速失控。每个人都痴迷于自动化他们的簿记，相信我，我所以我所以，我所以，自动化可以犯错误。
我们都看到了QBO银行反馈可能导致的问题。当你过于信任软件时，它会很快失控。我们在银行订阅中看到的大多数问题都归结于人们只是根据QBO认为它应该去的地方添加交易。这可能会导致你谎报收入，给你错误的数据，你应该使用这些数据来做决定。
您添加到簿记中的任何自动化操作都需要由称职的会计师和QBO顾问定期审查和批准。
书籍定期更新
任何好的簿记系统的下一个关键要素是它会定期更新。
但关键问题多久一次？老实说，如果我有自己的方式，我会每天更新书籍。如果您设计了正确的簿记系统并使它具有疏忽自动化，那么它真的不应该需要花费大约一段时间来更新您的书籍。我每天早上更新3套书籍。每一个早晨。我边喝咖啡边做，这已经成为我的一项传统。总时间是多少?通常每家公司2-3分钟。现在请记住，它不需要超过一天几分钟的原因之一是我的书设计得很好，我有适当数量的自动化监督。
许多年前，在技术还没有像今天这样先进的时候，人们有一个专门的簿记员。那个人每天都更新书籍。因为当时的技术不像现在那么先进，所以这是一项比较耗时的工作。我敢说，知道这些书总是有人照料的感觉一定很好。
如今，由于科技的发展，大多数企业只会每周或每月更新他们的图书。有些人完全忽视这些问题，每年只处理一次。我不喜欢书落后太多，因为你不能用旧的数据做出好的决定。
如果你是每月更新你的书，试着一个月更新两次或一周更新一次。你可能会惊讶于它所能增加的价值。
遵守你的声明
我们在一般簿记中看到的第一个错误是没有对账。递下来，没有关于它的问题，这是最常见的错误。
但如果你是通过QBO银行馈送来添加所有内容，那你为什么还要进行调和呢?
因为你仍然有可能把事情搞砸，而核对月度账单是唯一能证明你所有事情都能解释清楚的方法。现在不管它是否被编码到正确的帐户是完全不同的故事。
我不能告诉你QBO有多少次建议我代码为未分类资产。然而，一个更好的问题是为什么任何帐户都以未分类开始？
你对簿记系统所能做的最好的事情就是使它与月报表相一致。然而，不要仅仅局限于银行账户和信用卡。确保所有的贷款、信用额度、工资负债和其他负债都是一致的。
关键绩效指标的数据
关键绩效指标(KPI)是一个热门词，对吧?是的，但它们很重要。
对你的业务来说，最重要的5个指标是什么?你知道吗?
好吧，我们试试另一条路。什么样的财务信息、报告或比率对你来说是有价值的?
一般KPI的一些例子可能是利润率，毛利率，工资费用为收入百分比等
关键的事情是，您需要监控几个关键指标，以使业务与您的目标保持一致。
有了定期更新的良好簿记系统，您可以获得关于KPI的报告，这允许您快速检查您的业务健康状况，并根据需要做出调整。
洞察未来
你的簿记系统会让你对公司的未来有宝贵的见解。这可以通过预测您未来的业务财务．
这是什么价值？老实说，对我来说就是一切。这是运营业务的正确方法。您将通过构建良好的财务预测来学习吨。它将验证业务决策。
通过将实际结果与预期结果进行比较，你将学到很多东西，并变得更有商业头脑。我真不明白没有预算和预测，生意怎么能做。不知道我的生意在哪里，它将如何运作，我晚上无法入睡。
预测可以帮助您识别潜在的问题，也可以为您的业务提供潜在的问题。而不是在肠道上运行您的业务，您将在数据上运行。
以下是预测的一个经典例子:
当你的工作繁忙不堪重负时，你的本能反应是什么?我需要雇个人。对吧?
但你会仔细观察并分析它吗?
他们会怎么做?(详细的职位描述)
那要花多少钱呢?(广告、工资、福利、培训等)
预期的结果或福利是什么？
这是好决定还是坏决定?
我能买得起吗?这些现金从何而来?
预测验证您的肠道并为执行良好的计划铺平道路。
给你可操作的道具
你的簿记应该给你可操作的项目。你的簿记系统应该为你提供报告和信息，你可以用它们来创建高水平的有意义的任务。
你应该每周或每月回顾一下你的财务表现，以便了解你的财务状况，如果有的话，你需要做哪些调整。
以下是一些例子:
雇佣或解雇的需要。
为推广一种新的或现有的服务而进行的广告投资。
与供应商进行价格谈判。
需要调整价格，因为成本的重大变化或一般市场。
这样的例子不胜枚举。你应该定期回顾你的财务表现，制定出你需要完成的可执行的项目，让业务与你的目标保持同步。
帮助你制定策略
你曾经把簿记和策略放在同一个句子里吗?大多数企业主认为记账是一项棘手的工作，因为它是一种实现纳税申报的手段。但这是因为账簿的处理方式没有向企业所有者提供有价值的信息。
如果你的账簿是按照我上面描述的方式设置的，你应该能够把它们作为一个工具来做出更好的商业决策，从而增加你的利润。
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