作为一个小企业主，你需要知道如何去做充分利用你的簿记员.如果处理得当，你的簿记系统可以成为你用来做决定和发展业务的工具。为了有一个你可以实际使用的簿记系统，你需要知道你需要什么。以下是我对我的小型企业记账系统的五个要求。

定期核对书籍

一个好的簿记系统从基础开始;协调QuickBooks.核对你的账户是你确保你所看到的财务信息是准确和最新的唯一方法。你还需要确保核对你所有的账户，而不仅仅是银行账户。任何有收支平衡表的账户都可以对账。可以核对的账户包括银行账户、信用卡、贷款、信用额度和工资负债。确保你的书定期核对，让你的簿记员知道你的期望。你甚至可能希望你的账户每天或每周核对一次，以帮助管理现金流。

清洁应收帐款和应付帐款

我一定要确保我的簿记员把应付帐款和应收帐款记录得准确而清楚。如果你延迟付款给供应商，你只会制造问题。不高兴的供应商可能会惩罚你的延迟付款费用或拒绝与你做生意。同样，你要确保你的应收账款在你的控制之下。当你收到付款时，你要确保它们被过账到正确的客户账户和发票上。您还需要确保定期跟踪任何有未付发票的客户。保持一个清洁的AR将保持现金流入你的企业，这可能是至关重要的小企业主。

现金流紧张

现金流对大多数企业都很重要，尤其是对小企业主来说。你不仅要担心你自己的生意和家庭，还要担心你的员工。保持一个健康的现金流状况对一个小公司来说是很困难的，这就是为什么严格的应收账款程序是如此重要。通过执行QuickBooks日常对账你应该能够很好地掌握自己的实际现金状况。此外，通过打印支票，保持客户付款的更新和使用QuickBooks记忆事务自动发布循环自动支付，你会对你的真实现金状况有一个良好的感觉。我觉得，如果你在你的簿记顶部，你应该能够看到一个QuickBooks现金位置，匹配您的网上银行余额，但也您的实际现金余额，显示您的未偿还的付款和存款。对小企业主来说，了解自己的实际现金状况是非常重要的。

定制财务报告和分析

我要求我的簿记系统的另一个项目是好的财务报告与分析.我希望看到更多的信息，而不仅仅是一个基本的资产负债表或盈亏。我会将你希望定期看到的几份报告列成一张清单，并确保你的簿记员在到期日前提交它们。将财务状况与前几年或前一个时期进行比较，可以为你了解企业的财务状况提供有价值的见解。我还想制定一个财务预测和预算，让我的团队对预算负责。将实际的财务状况与预算进行比较，可以使你的业务保持在正轨上，从而达到或超过你的目标。

让事情变得更好的建议

我对我的簿记系统的最后一个要求是，我的簿记员总是在寻找使事情更有效率的方法。即使是很小的改进，比如使用记忆的事务或从QuickBooks打印支票会有很大的不同。也许你想把你的簿记文件移到aQuickBooks云托管解决方案.你可以查看账单支付系统，它会自动将你的QuickBooks文件与你的银行账单支付系统连接起来。也许你的簿记员可以找到一种方法将你的每日销售报告从你的POS系统直接下载到QuickBooks中。《时代》周刊的工资数据通常可以从你的外包工资公司下载到QuickBooks中。底线是你的簿记员应该跟上技术的发展并提出改进你的簿记系统的建议。

许多企业主对他们的记账系统要求不高，因为他们不知道自己想要什么，或者不知道对他们的簿记员有什么期望。你应该提高你的期望你的簿记员和得到你可以从你的会计。通常情况下，簿记员可能比企业主更了解企业的财务方面，所以不要害怕向他们寻求建议。