从ATM机到移动应用，先进的数字技术和互联网服务，让我们的生活几乎无纸化！令人高兴的是，有可能引入无纸化方便的同级别到自己的业务平台。手动事务处理和文档效率低，成本高。但是，云计算，数字文档管理，以及其他形式的办公自动化是从无纸化工作环境使得它比较容易为企业的利益。
这是很重要的。
因为根据2016年纸张消费统计，美国平均上班族使用，每年的一些纸10000张！虽然这将是罕见的，以消除来自典型的办公室环境中的所有文件，越您的工作流程可以自动，关闭环境和你的底线都将越好。
不要让您的商务纸业陷入向下
无纸化解决方案，在工作场所的追求可以降低管理成本和提升员工的工作效率。
设置所有文件的明显的成本不谈，考虑以下情形。
客户拨打您的基于纸张的业务质疑的发票。你的员工把客户保留，走到文件存储区，定位有问题的文件，走回自己的办公桌，并恢复他们的谈话。有时，同一客户将要求他们的发票复印件或一些其他类型的证明文件。这些都需要被发现和传真或复制和邮寄。而一旦这个问题得到了解决，一切都将需要再次提交。
一个简单的客户查询会消耗大量的时间。但是你可以通过引入基本数字化到业务的各个领域逃避这一切。上述部分地区可能包括（但当然不限于）：
- 文档存储，检索，和转发，
- 会计和
- 客户关系管理（CRM）
一些客户或供应商可能不被设置为交换票据和支付电子化。甚至有可能是周围的数字文件，特定行业内的存储安全问题。但在大多数部分，切换到无纸化办公以某种形式是可行的，如果你解决它在时间的一个步骤。
当无纸化的利大于弊
之前我们考虑无纸化业务平台的先天优势，让我们的缺点的方式进行。下面是一些与争创数字化工作流程相关的底片：
- 你可能需要购买先进的硬件，软件，并定期升级，
- 在新的程序，员工培训需要时间和毅力，
- 您可能需要聘请内部或外部的IT人员，
- 网络安全，计算机病毒和隐私问题成为关注更大的原因，
- 您的办公系统的初始迁移有时可以是昂贵和费时
每个企业主必须权衡无纸化方式的利弊针对像这些潜在的隐患。但要记住：“无纸化”是一个频谱。它是由你来决定有多少数字是对贵公司的规模和性质。
现在，让我们来看看一些你可以预期的好处，享受当你采取措施绿色您的业务。
首先，减少了不必要的纸张处理降低贵公司的碳足迹。这也是对相关办公用品削减费用的最佳途径（认为邮资，信封，碳粉和设备维修）之一，并在工作场所的增产行动效率。这里有您需要考虑一些其他因素：
- 它估计，访问，管理和交换纸质文件可以嚼起来六个多小时典型的员工每周工作时间。这是一个可怕的很多的，可能在为您的业务收入任务投入的时间。
- 走向数字化可以帮助您的企业组织和整合供应商付款。更好的控制可能会导致更多的精简发票审批，更及时的应付款项，并利用提前付款折扣和优惠定价机会的机会。
- 我们前面的例子说明了如何低效的纸质文档存储和处理可能会导致更长的查询的决议。但它也可能会导致低劣的客户服务和工作场所的低效率的通信。
- 一个更有效的工作，使对幸福的人员。它被广泛证明，能力较强的员工履行职责时的感觉，更激发他们的表现就越大。
- 更少的物理文件存储空间可能意味着节省成本，其中平方英尺的租赁而言。还有一个非常低的机会，当他们以电子方式提交文件，将失踪。
- 数字环境中的远程工作和促进灵活的时间安排产生的机会。这可以大大提高工作效率，并可能吸引更优质的求职者。
- 在纸面上降低您的依赖是一个重要的考虑因素，当谈到从像洪水，盗窃，火灾或意外灾难中恢复。而客户往往更积极考虑公司，努力减少对环境的影响。
走向数字化意味着您的企业可以受益于软件平台像Salesforce和QuickBooks的整合。电子数据库改善工作的组织和提供的详细视图到您公司的流程和进度。它们还允许您设置工作流程，时间敏感的任务是精简和关键员工的提醒和通知被自动触发。
采用无纸化的业务平台也需要时间，所以不要害怕，开始缓慢。毕竟，美国每年消耗了惊人的91.25亿吨的纸张，即使是最简单的变化能够帮助您的企业成为解决方案的一部分。
