组织你的公司的数字档案系统的目标是能够找到你所需要的，当你需要它 - 即使是几个月或几年从今天。无论您存储文件在本地（办公台式电脑，笔记本电脑或移动设备），在云中，或用专门的公司服务器的帮助下，良好的文件管理办法将节省您的时间，金钱和沮丧不已。
贵企业经历过这些情况吗？
- 客户或供应商来电洽谈他们的帐户，但你似乎无法把你的手放在特定的发票或销售凭证他们叫什么。
- 一名员工是病假和不可用 - 或更糟的是，已永久离开你的雇用 - 没有人可以找到他们的项目文件今天下午的客户会议。
- 再次它的年终，和你花更多的时间跟踪账户的文件比你运行你的业务。去年，贵公司支付的价格与错过减税和一个昂贵的税务审计其混乱的文件系统。
如果任何这听起来很熟悉，你并不孤单。最近18,000商界领袖的调查显示半数以上正在失去相当于每周六个工作小时作为解体的结果。缺乏秩序的备案制度，可您的企业的声誉，增长潜力和盈利产生负面影响。
电子档案系统基础
所有你真的需要创建一个更有效的文件系统是一个有组织的方式来使用这些基本的备案组件。通过挑选一个存储系统启动（本地或基于云的，例如） - 或系统的组合，如果最适合您的业务 - 和深入那里。关键是要一贯在您的申请和维护的习惯。
根目录文件夹
根文件夹是如此命名是有原因的。通过对所有业务单据提供一个共同的基础位置，他们作为你的文件系统从零开始。对于使用Windows个人的默认根文件夹是我的文档文件夹中。但是，在一个共享的工作环境，你最好不要使用共享文档文件夹作为根存储位置。
主文件夹和子文件夹
根据你的业务，你的根文件夹内的主要文件夹可能包括客户，供应商等。但是，这些主文件夹内，你应该为你需要嵌套子文件夹的多层次井井有条。只要确保你使用平白的语言命名所有您的文件夹，不论其位置。
在主要客户文件夹，例如，你可能有一个名为“凯蒂客户”，里面包含了一个名为“发票”的子文件夹的文件夹，即房屋的附加子文件夹由个别年份标记。问题的关键是，任何人都可以访问你的文件系统应该能够理解每个文件夹包含，而无需打开它。
档
你的组织目标之一应该是让您的企业所存储在相应的文件夹的所有文件。另一部分应该是描述性的名字分配给每个文件。更具体的文件名，你会花打开和关闭他们找到你所需要的时间就越少。
如果，例如，您刚刚创建的文档是电子邮件并说明您已商定新条款你的供应商之一，不只是将文件命名为“供应商山姆电子邮件”。这是不太可能你永远记住特定电子邮件约为除非你花时间打开和读取它的内容。取而代之的是，有资格的文件描述中包含“供应商山姆电子邮件新条款2019年1月15日”的名称 - 或01152019，如果你喜欢。
同样重要的是要记住的是，如果你的员工在便携设备或电子邮件共享文档，文件路径将会丢失。Since the recipient can’t see that the file you’ve just shared normally resides in the 2018 Customer Invoices sub-folder, implementing a policy to always name similar documents something like “Cathy Customer Invoice July 31 2018” when they’re created will save everyone time.
保持你的数字归档系统完整
一旦你的文件已经组织了工作效率，确保你让他们通过间歇性地淘汰旧的或不活动的文件的方式。永久删除旧文件不一定是一个好主意 - 即使你确信你不再需要他们。相反，考虑将其移动到标有“关闭”或“无效”的新文件夹。如果您使用的是本地存储系统，您可以通过将它们转移到一个独立的硬盘让旧文件的内容清除。
请记住，提交任何文件的最佳时机是当你创建它，所以得到的命名和存储文档以正确的方式，在第一时间的习惯。如果你是在赶时间 - 或者不确定的地方是某个文件，最终将生活 - 你至少应该将其保存到一个点你（希望整洁）桌面上，在那里你会更容易看到并妥善以后处理它。
