小企业主们经常打电话给我们，告诉我们他们没有做任何记账工作;他们甚至还没有建立QuickBooks。这是一个完美的情况，因为它允许我们第一次正确地设置小企业的簿记。在这个故事的另一面是企业试图处理自己的簿记，但把它弄得一团糟，现在他们需要我们的帮助。这不是理想的情况，因为修复错误通常比重新开始需要更长的时间。我所发现的是大多数企业都有花时间和金钱来解决他们的账务混乱，却没有把它做好。以下是如何从第一天开始就正确设置你的簿记的指南。

得到专业的建议

我会做的第一件事就是从一个好的会计师或簿记员那里得到专业的建议。许多企业主跳过这一步，因为他们觉得在创业阶段成本太高。他们走自己做账的路线，结果不堪重负。你当然可以自己处理簿记，但你需要一些专业的帮助和支持来设置和给你指导。一个好的簿记顾问可以提供给你QuickBooks的培训和支持确保书籍正确摆放和维护。当你太忙而不能自己处理这些书的时候，你可以把它外包给建立你的系统的顾问。你将有一个很好的理解你的书，因为你已经处理了系统，这将允许你监督和审计你的簿记员。

定制账户图表

我不能告诉你我们在会计图表上看到了多少基本错误。这是非常重要的建立你的QuickBooks账户图表从一开始就正确的开始。我们有一个问题清单，当我们设置新客户的QuickBooks文件时，我们会滚动这些问题。一些例子:

你有多少个银行账户?在哪家金融机构?

有多少张信用卡，哪些金融机构?

你有任何贷款或信用额度吗?

你在公司内部还是通过外部服务发放工资?

这些只是一些非常基本的问题。我们还需要了解资产，折旧，等等。最后你会得到一个定制的精确的账目图表。现在您需要了解在何处编码事务。

理解通用编码

您需要了解如何编写日常事务的代码。在这里，您肯定需要一些专业帮助来理解如何正确地编码事务。我们看到很多新手犯的错误，比如把工资表作为净金额的支出，而不是把工资总额、工资税负债和工资税支出分开。另一个常见的错误是将买车或买房的贷款还款记入资产账户，而不是在贷款负债账户和利息支出之间进行细分。所有这些错误都会让你付出代价，因为你要么多缴，要么少缴，这两种情况都不好。聘请一个专业的簿记员或会计，向你展示会计编码的基础知识，并在你有问题时提供支持。如果你不确定如何编写代码，你不想做的就是把它扔到某个地方，然后埋起来。有问题的交易应放在快问我的会计这样你就可以在以后的日子里和你的会计一起检查报销单，并把它们正确地编码。

下载交易

我一直推荐下载交易到QuickBooks如果你的金融机构提供这个功能。如果你的金融机构不提供QuickBooks下载，不要担心，还有一些希望。大多数金融机构都能够将交易下载到CSV格式。你可以下载CSV到QBO转换器它可以将一个CSV文件转换成一个QBO文件。QBO文件可以下载到QuickBooks中。将交易下载到QuickBooks很重要，而且有几个明显的好处。首先，它将提高你的效率，因为它将减少数据输入时间和QuickBooks将变得更聪明，随着时间的推移，开始记忆和匹配某些事务。第二，下载交易使账户的核对变得简单。

调和

你能做的最重要的记账工作是调和QuickBooks在一个一致的基础上。核对账目是很重要的，因为它至少告诉你的会计师你已经把所有的事情都解释清楚了。你是否把东西放在正确的位置是另一回事(参见上面的通用编码)。当我们问一个新客户他们的账户是否一致时，他们都回答“是”，这可能是真的，但只有不到50%的情况是这样。核对账目的实际过程是至关重要的。核对你所有的账户是很重要的，不仅仅是你的主要银行账户。你应该定期核对你的银行账户、信用卡、贷款、信用额度和工资负债账户。核对你所有的账目可能是你应该做的最重要的记账工作。

帮你自己一个忙，在开始的时候投入时间和金钱来正确地记账。不要犯我们刚刚提到的低级错误，不要把宝贵的时间从专注于发展业务上浪费掉。