源文档是原来的财务记录这可以作为你记账交易的书面记录。这些文件可能包括但不限于公司采购订单、装箱单、供应商发票、作废支票、现金收据和员工考勤卡。
这样的记录可以让你的簿记员或会计证明日记账和总分类账条目的合法性。虽然你的原始文件是以纸面或电子形式存在并不重要(注意，许多企业仍然定期打印和存档电子记录的硬拷贝备份)，重要的是:
- 你已经采取步骤建立了安全和有组织的文件存档系统，
- 所有相应的簿记分录都要及时、准确地做好
- 不管你使用什么归档系统，一个决定性的因素就是你可以很容易地检索到所有原始文件的清晰、完整、清晰的副本
是的，从税务审计的角度来看，收据的扫描和影印一般都是可以接受的。
管理您的源文件的税收目的
根据美国国税局在美国，你所有的商业记录(指任何支持“纳税申报单上显示的一项收入、扣减或抵扣”的文件)应该至少保存两年，直到“无限期”——取决于它们支持的活动。事实上，你的企业在任何一年都有可能被选中进行税务审计，这也是保持这些记录随时可用的最重要的原因之一。
在审计期间，政府税务调查人员有责任核实你公司纳税申报单上的收入和扣除额的准确性。因为这通常是通过检查会计交易的代表性部分来完成的，审计人员的部分调查还包括检查相关的原始文件。
只要可能，你的源文件应该包括:
- 交易的金额，
- 它发生的日期，
- 谁参与了交易，以及
- 为什么要进行这笔交易
然而，美国国税局规定的文件存储期限不仅有助于他们今后评估额外的税收。适当地存储您的文件还允许您的企业修改以前的纳税申报单，以要求退款或抵免可能错过。
良好记录的更多好处
保持你的原始文件，会计记录，和其他财务文书可用的未来参考延伸到你的税务义务。这也是聪明的商业策略的一部分。对公司记录的审查在任何业务审计中都扮演着关键的角色——包括那些通常伴随收购、合并或销售而来的审计。
将您的会计活动视为更大基础设施的一部分是很重要的。你公司从事的每一笔簿记交易——以及涉及的每一份源文件——都有助于为准确的财务记录奠定基础。
如果您已经达到了与另一个组织合作(或者完全离开您的公司)具有良好商业意义的程度，那么如果您的记录完好无损、最新且可访问，您就更有可能实现您的目标。
让我们假设你的长期战略包括一个退出计划，它围绕着出售你的企业。只有潜在买家想要尽可能多地了解你公司的财务状况，这才有意义。事实上，商业销售过程的很大一部分包括向感兴趣的人开放你的书，这样他们就可以调查你的利润历史预测未来的收入。
除此之外，这个过程可能包括检查你公司的:
- 过去的纳税申报表,
- 资产(有形和无形)和负债，
- 现金流预测，以及
- 损益表
这些商业记录的内在价值直接来源于你的记账习惯。公司的会计准则越严格，这些记录就越有用。
作为一个企业主，你最不想看到的事情就是因为你没有管好你的财务而错过了一个可行的机会——计划的或计划外的。原始文件——以及它们所包含的记录——在财务报表和报告的创建中是很有帮助的，这些报表和报告可以让你更好地管理和指导你的企业目标。
因此，不要感到沮丧或不耐烦下次你的簿记员追捕你丢失的收据，记住帮助你的会计专业人员更好地履行他们的工作是对你的公司的未来的可靠投资。
