最近有一家公司找到我，想在他们还没开始营业之前就建立一个自动记账系统。

以防你不知道这是一个震惊!

一般来说，企业主在创业时最不愿考虑的就是财务问题。通常，他们只是开始执行系统。在你意识到之前，这些书是一堆杂乱无章的低效系统。

于是我开始思考：

如何在网上的QuickBooks中设置一个自动记账系统?

1.通过QuickBooks支付建立商家处理。

2.建立经常性的销售收入。

3.以电子方式支付所有应付账款。

4.外包你的工资，并成立了GL进口。

5.每天更新您的银行提要。

至少这是我的工作，为了我们的事业和我的家庭(个人记账)。让我们深入研究一下细节。

通过QuickBooks支付建立商家处理

等待。给Intuit更多的钱?为什么?当我可以通过使用Intuit/QuickBooks之外的商家处理器将我的商家处理速度降低0.25%到0.5%(也许?)

因为你从商家处理速度上获得的任何微小的节省都会增加你的簿记系统的手工过程，这最终会花费你更多的劳动成本，并抵消掉任何“节省”。

Intuit为商户处理提供了API集成。

这是因为他们想要阻止商家处理器与他们的软件集成，这样他们就可以通过自己的商家处理服务赚更多的钱吗?嗯,可能是的。Intuit并不是因为愚蠢而成为有史以来最成功的公司之一。

当您设置QuickBooks支付时，这将使您能够自动向经常光顾的客户收取费用(请参阅下一步)，或者使他们能够通过银行ACH或信用卡直接支付通过电子邮件发送的发票。

因为所有的事情都是在QuickBooks在线内部完成的，所以所有的支付都会自动同步到QuickBooks的客户端，然后通过你的银行订阅自动绑定。

这是自动化的应收账款，存款调节等。它还消除了(99%的时间)关于客户支付和存款的任何形式的人工监督和手工流程。这很好，这是你的胜利。

建立经常性的销售单据

如果你的客户与你签订了月度合同，他们每个月付给你相同的金额，你可以通过QuickBooks在线循环交易自动支付给他们。

您可以设置每个客户在一个月的特定日期按您喜欢的任何时间表收费，而无需在设置初始交易后做任何事情。

例如，如果您在每个月的第一天向所有客户收取费用，那么您将设置循环销售收据在每个月的第一天收取费用并通过电子邮件发送给他们。

如果你按照上面的步骤去做，所有的支付和存款都会自动同步回QuickBooks在线，让你除了看着钱被存进你的银行账户外什么都不用做。

最终的结果是更多的自动化，更多的为你赢，更多的时间为你关注的事情，如客户服务和销售。

以电子方式支付所有应付账款

我经常在销售电话中告诉潜在客户我没有支票。他们通常笑。

然后我说，“不，说真的，我的生意没有支票!”

那么我怎么支付我们的商业账单呢?

首选方法：最理想的是通过我们的商业信用卡自动支付。当我和一个新的供应商一起工作时，这是我问的第一个问题。如果他们没有为此做好准备，我会认真考虑不与他们合作。

为什么?因为它在很多层面上都很聪明。首先，我可以控制现金流。其次，它是自动的，不需要我做任何事，除了监控它，我通过QuickBooks在线银行订阅来做。最后，每次充电我都会获得现金奖励。

我有一个规则;我从来没有连接到交易的收据添加任何种类的钱流出（支票，信用卡交易等），我们的QuickBooks文件。这将创建一个密闭的审计就绪簿记系统。此外，这让我留意的费用和“批准”他们，至少精神上审批。

备份方法:让卖主给我们安排自动提款。

Backup-backup方法:如果卖家不接受信用卡，又不能为我们设定自动提款，我会很生气。说实话，我已经不再与供应商在这个问题上合作了(如果您仍然只接受支票，请考虑这一点)。

但如果他们真的那么好，我还想和他们一起工作我只通过网上银行支付账单。

为什么?保持一切数字化，以提高效率和促进自动化。

外包你的工资，并成立了GL进口QuickBooks的在线

等等,什么?外包你的工资吗?

是的，是的，是的！

当我告诉客户我经营一家会计公司并外包我们自己的工资时，这通常是一个很容易的推销。

为什么?这比我自己做要便宜得多，也减轻了我们公司的许多负担。

把你的工资外包给一个有信誉的来源实在是太便宜了。

此外，您的外包薪资提供商将负责所有的薪资税申报、W-2表格申报等。和…如果他们犯了错或迟交了文件，那么责任在他们身上，而不是你身上。如果你错过了一份文件，这些罚金和利息可不便宜。

将工资单外包出去的最后一个步骤是确保您选择的供应商能够自动将工资单事务导入QuickBooks online。

所以，如果你选择让你的会计师事务所来处理你的工资，我几乎可以向你保证，他们将无法将这些数据导入网上的QuickBooks。

如果是我的话，我会让你轻松一点，我两个都要用ADP要么由衷的高兴。

每天更新QuickBooks在线银行提要

在这里等一下……每天更新簿记?

是的。每单…天。

为什么?如果按照上面的步骤它可能会带你1-3分钟，每天根据您的业务规模。

这只是这么简单。

你从每天更新你的簿记中获得的力量将是非常值得的(见下文)。

那又怎样?

把握现金流的脉搏

如果你能完全按照我说的那样去做，你的记账就会很容易了。你会知道你的现金流在哪里，在任何时候。

我很少看我的网上银行余额。如果我这样做，是刚刚验证了一些东西。

然而，我从不使用我的网上银行余额来决定如何花钱。我只用我的QuickBooks余额来做消费决定。

这是因为我最信任它，它对正在发生的事情有全面的了解。我通常会提前将大额交易(如工资、医疗保险等)自动转到我的QuickBooks银行账户上，这样我就可以监控现金流。

如果我看到现金流紧缩来临，我可以很容易地从储蓄或信贷额度转移资金来弥补短缺。

准确的预测

对我来说，记账更多的是着眼于未来，而不是分析过去的业绩。因为我有每天更新的书，我知道我在看准确的报告。

这种程度的记账让我能够真正创造准确的财务预测下个月，季度等。

所以，当你们上个月忙着协调的时候，我把重点放在销售上，这样我们就可以继续增长，达到或超过我们的目标。

更好更快的做决定

所有这些的最终结果是，我可以更快地做出更好的战略决策。

这就对了。这就是为什么我做我想做的。这就是为什么我自动化我们的簿记。

自动记账可以让我做出更好的商业决策速度。

你觉得怎么样?

听起来很酷?

想试试吗?

图片来源:帆布