维护出于税收目的的完整的和有组织的记录集是小型企业记账中最重要的方面之一。它不仅让你优化税收减免，它有助于简化审核程序，并避免代价高昂的税务罚款。简化您的营业税备案归结到一个根本任务：收集，建档，备案和报告权的文书工作。
营业税记账基础
虽然IRS较少与业务记录是否存储数字或纸硬拷贝而言，他们需要的所有文件 - 从取消的支票和信用卡单，员工工资形式 - 清晰可辨。
在整理纳税记录时，他们还建议你注意以下几点:
- 支持声称对纳税申报的收入，扣除，或信用文件必须保存，直到“限制期限过期了。这个期限不同，但指的是在提交报税表后，你有权提交一份修改文件，他们有权评估额外税款的一段时间。
- 这是一个好主意，让先前提交报税表的复印件与原件。他们不仅将在未来收益的制作提供帮助，他们会提供方便参考，你应该需要提交修订后的回报。
- 即使不再需要所得税的原因，你的记录，你可能仍然需要保持他们的保险或贷款的目的。
记住：在审核时，证明任何税务相关的索赔谎言与您的企业的负担。请确保您有记录备份这些说法，他们是完整的和易于访问，而且你抵抗报告扣除 - 无论多么正当的 - 如果没有适当的证明文件。
用于营业税目的的通用源文件
的源文件是关键，既简化了您的营业税记录，以及能够证明你的支出和收入。为此，这是至关重要的，你设置和贵公司的各个领域执行的政策和程序，以确保重要文件被收集或产生。
让我们简要了解一些最常见的税务相关文档来源。
业务收入
美国国税局指出，您的业务收入可能包括:
- 销售产品或服务所得款项，
- 从正规职业中收取的费用，
- 从事房地产业务的人收取的租金
- 在（必须以公平的市场价值进行报告）的财产或服务的形式收到的付款
不管是什么原因然而，要证明业务收入，你需要一个系统，让您跟踪和管理公司的销售发票和收据，收银磁带，银行存款单，费用报表，和客户合同。
事业费用
作为纳税申报的最大来源，支持业务费用的记录需要仔细关注。文件应注明收款人、付款日期和最低金额，但可以采取以下形式:
- 取消了支票,
- 供应商发票，报表和付款收据，
- 收银机磁带,
- 信用卡收据和报表，或
- 零用金单
如果你还在依靠纸质文件，你应该考虑存储的文件备份副本在安全的位置从常规的营业场所分开。
电子交易
不用说，今天的许多商业交易都是通过电子方式进行的。如果您使用信用卡、借记卡或电子转账(EFTs)进行购物或支付账单，银行或其他金融机构出具的对账单可以作为原始凭证。
如同所有的费用记录，这些语句应清楚描述你的公司付款给谁，那个被指控或转移的量以及交易日期。但要记住付款证明了这一点本身并不赋予您的业务要求的费用作为税前扣除。
一般来说,普通业务支出排除这有助于你的商品成本个人开支，资本开支及费用销售。所以，如果你不确定什么资格作为扣除费用，您的会计专业说话。
员工工资
当你的企业雇佣其他人，你的记录保持义务增加，因为必须报告，预扣，和汇款准确的税额政府代表你的雇员。
根据美国国税局的规定，涉及就业税记录保存的原始文件通常是广泛的，而且必须至少保存四年。从工资和养老金支付的金额和日期，到病假工资和附加福利的记录，你会找到所有潜在的工资文件清单在这里。
记住，要完成和一年后是你的记录保存系统的效率的函数文件准确的纳税申报年度的能力。为了达到最佳效果，简化您的方法通过确保您使用的是贵公司的会计软件，并在你的行业外包与税务有关的会计职务的专业人士公认的专业。
